¿Le resulta difícil mantener una cantidad suficiente de productos almacenados? Es posible que la creciente demanda lo haya retrasado y su plazo de entrega se alargue gradualmente con cada cumplimiento. Alternativamente, es posible que tenga productos terminados que ocupen espacio y no se vendan tan bien. Es hora de evaluar sus procedimientos de gestión de inventario si alguno de estos problemas le resulta familiar.
El inventario se refiere a los artículos y suministros que una empresa utiliza en la manufactura o las ventas. La gestión precisa del inventario es crucial para que las empresas gestionen sus recursos de forma eficaz y eficiente. La cantidad, el valor y la ubicación de las existencias son solo algunos de los puntos de datos que cubre y registra la contabilidad de inventario. Esta información permite a las empresas tomar decisiones más informadas con respecto a ventas, compras y producción.
El proceso de vigilar y gestionar los niveles de inventario se conoce como técnicas de inventario. Ejemplos de tales tareas incluyen planificación de pedidos, almacenamiento y transporte. Las empresas que practican una gestión eficaz de las existencias se aseguran de tener la cantidad adecuada de producto para satisfacer la demanda de los consumidores. La optimización de los procesos de producción y la reducción de residuos son otros beneficios.
Dependiendo del tipo de inventario y de los requisitos contables de la empresa, un enfoque específico puede ser más adecuado. Los sistemas de gestión de inventario manuales, los sistemas de gestión de inventario periódicos y los sistemas de gestión de inventario perpetuos son tipos de sistemas de gestión de inventario.
Para las organizaciones, el inventario es un recurso vital que impacta significativamente los informes financieros. Por este motivo, es fundamental contar con registros precisos y actualizados de los niveles de inventario. Se puede mantener niveles precisos de inventario en los registros contables mediante un inventario de rutina.
La salud de una empresa depende de una gestión eficaz del inventario, ya que reduce la posibilidad de desabastecimiento y registros erróneos al garantizar que rara vez haya demasiado o muy pocas existencias disponibles.
Beneficios de la gestión de inventario
El control de inventario garantiza que pueda cumplir con los pedidos abiertos o entrantes y aumenta los ingresos, sus dos principales ventajas. Además, control de inventarios:
Comprender las tendencias de las existencias le ayuda a utilizar mejor las existencias que ya tiene al permitirle identificar dónde y cuánto de cada artículo tiene disponible. Debido a que puede obtener inventario desde cualquier lugar para cumplir con los pedidos, también puede mantener menos existencias en cada ubicación (almacén o tienda). Todos estos factores reducen los gastos asociados con el inventario y la cantidad de existencias no vendidas antes de que queden obsoletas.
Aumenta el flujo de caja:
El efectivo fluye a través del negocio continuamente cuando el inventario se administra correctamente, ya que solo se gasta dinero en productos que se venden.
Mantiene a los clientes felices:
Garantizar que los clientes reciban rápidamente lo que desean es una forma de cultivar una base de clientes dedicada.
Obstáculos en la gestión de inventarios
Tener demasiado inventario y no poder venderlo, no tener suficiente inventario para cumplir con los pedidos y no saber qué tiene en el inventario y dónde está situado son los principales obstáculos para la gestión del inventario. Los desafíos adicionales incluyen:
Obtención de información bursátil precisa:
Determinar qué mercancía se vende bien o cuándo reponer existencias es imposible sin detalles precisos sobre las existencias.
Procedimientos deficientes:
Los procedimientos manuales o anticuados pueden ralentizar las operaciones y aumentar el riesgo de errores.
Necesidades cambiantes del cliente:
Las demandas y preferencias de los consumidores cambian constantemente. ¿Cómo puede determinar cuándo y por qué cambian sus preferencias si su sistema no puede observar tendencias?
Hacer buen uso del espacio del almacén:
Los empleados dedican tiempo a buscar si es difícil encontrar productos similares. Adquirir experiencia en gestión de inventarios puede ayudar a eliminar este obstáculo.
Mantener cuentas de inventario
Como una empresa normalmente tiene la intención de vender sus productos terminados dentro de un año o menos, el inventario se considera un activo corriente. Antes de que el inventario pueda incluirse en un balance general, debe contarse o medirse físicamente. Las organizaciones generalmente emplean sistemas avanzados de gestión de inventario que rastrean los niveles de existencias en tiempo real.
Uno de tres enfoques tiene en cuenta el inventario: costeo promedio ponderado, costeo de último en entrar, primero en salir (LIFO) o primero en entrar, primero en salir (FIFO). Una cuenta de inventario normalmente consta de cuatro categorías distintas:
¿Cuáles son las técnicas de gestión de inventario?
El seguimiento y el control de los niveles de existencias son componentes críticos de las estrategias contemporáneas de gestión de inventarios, que ayudan a las empresas a satisfacer las demandas de los consumidores. Para gestionar su inventario, las empresas pueden emplear una variedad de estrategias, que incluyen:
Dependiendo de sus requisitos únicos, seleccionar el enfoque más apropiado para su organización es crucial, ya que cada estrategia tiene ventajas y desventajas.
Varias variables, como el tipo de productos que vende, la demanda de los clientes y las limitaciones financieras, determinarán el mejor enfoque para su empresa.
El funcionamiento exitoso de una empresa depende en gran medida de los sistemas de gestión de inventario. La utilización de procedimientos eficaces de gestión de inventario puede ahorrar costos de transporte, reducir el desperdicio y aumentar la productividad.
Enfoques de manufactura para la gestión de inventarios
FIFO – primero en entrar, primero en salir
Una de las estrategias de gestión de inventario más utilizadas en la industria manufacturera es FIFO.
Este método reduce el riesgo de deterioro u obsolescencia y garantiza que los productos más antiguos se utilicen primero. Los activos se venden, utilizan o enajenan según el orden en que se generan o adquieren según el método de valoración de inventario FIFO. Con este enfoque, los costos y niveles de inventario de una organización se pueden ver más claramente, razón por la cual la contabilidad lo emplea a menudo.
LIFO – último en entrar, primero en salir
Una forma de determinar el costo de inventario para el costo de los bienes vendidos es utilizar la técnica LIFO (último en entrar, primero en salir).
El sistema de valoración de inventario LIFO garantiza que los últimos artículos agregados al inventario se vendan primero, como su nombre lo indica. Dado que las compras más recientes se realizaron a los precios más altos, se asignaron mayores gastos a los productos vendidos durante los períodos de inflación. LIFO puede resultar en impuestos más bajos para las empresas debido a la capacidad del IRS de restar los mayores gastos de inventario de la renta imponible.
Las empresas que utilizan inventario justo a tiempo (JIT) solo realizan pedidos de la cantidad de existencias necesarias para satisfacer la demanda del cliente en ese momento.
Gracias a este enfoque, las empresas siempre tendrán a mano los productos que necesitan, reduciendo los gastos de mantenimiento.
Bajo el sistema Just-In-Time (JIT), las empresas realizan pedidos de materias primas a los proveedores en función de sus programas de producción. Ordenar materiales y componentes según sea necesario ayuda a las empresas a evitar los altos gastos asociados con el mantenimiento de un inventario extenso. La implementación de JIT puede aumentar la rentabilidad y la eficiencia generales de las empresas.
Cantidad de pedido económico (EOQ)
La cantidad de pedido económica (EOQ) ayuda a las empresas a determinar la cantidad de pedido óptima para sus productos.
Al considerar diversas consideraciones de gastos, incluidos los costos de mantenimiento y pedidos, las empresas pueden determinar el enfoque más rentable para administrar sus niveles de existencias. La cantidad de pedido que permite a una empresa ordenar, recibir y mantener inventario al menor costo posible se conoce como Cantidad de pedido económica (EOQ). El modelo EOQ tiene en cuenta la compensación entre el costo de mantener el inventario y el costo de ordenar el inventario.
Al utilizar el costo promedio, también conocido como enfoque de promedio ponderado, un fabricante determina el costo de cada artículo en el inventario dividiendo el costo total de los bienes creados o adquiridos durante un tiempo específico por la cantidad total de artículos:
La fórmula para calcular el costo promedio de producción: Costo total de producción dividido por el número de unidades producidas.
Utilizando este enfoque, el costo de cada unidad en existencia se determina promediando los gastos incurridos en la producción o adquisición de las unidades en venta.
Luego, cada unidad de inventario se valora al costo promedio por unidad, se calcula periódicamente y generalmente se realiza después de cada período contable.
Los recuentos de inventario físico se emplean en el conteo cíclico para verificar los controles y equilibrios del inventario con los registros.
Para lograr esto, los productores deben realizar recuentos de inventario de rutina y documentar modificaciones para productos individuales. El conteo cíclico ofrece numerosas ventajas, incluida la reducción del requisito de recuentos de inventario trimestrales o anuales, la identificación temprana de errores e inconsistencias y el suministro de información precisa para la toma de decisiones. Además, para evitar errores en el futuro, el conteo cíclico se puede utilizar para identificar áreas donde los procedimientos necesitan mejorar. Cuando se realiza correctamente, el recuento cíclico puede ser un método beneficioso para la gestión de inventario.
Según la importancia de cada artículo, el análisis ABC, también conocido como gestión de inventario ABC, establece el valor de su inventario.
ABC clasifica los productos y los califica según el riesgo, el costo y la demanda. Este análisis se puede emplear al decidir qué bienes de inventario almacenar, cuánto almacenar y cuándo realizar pedidos adicionales.
Sistema Perpetuo de Inventarios
Utilizando sistemas computarizados de punto de venta (POS) o software de manufactura de planificación de recursos empresariales (ERP), los sistemas de inventario perpetuo, también conocidos como software de gestión de inventario en vivo, registran automáticamente las ventas, las compras y la utilización del inventario.
Los sistemas de inventario perpetuo ofrecen numerosas ventajas sobre las herramientas y procedimientos de gestión de inventario convencionales. Su capacidad para proporcionar a las organizaciones información sobre el nivel de inventario en tiempo real ayuda a evitar desabastecimientos y pérdidas de ventas, lo que puede ser la principal ventaja. Además, los sistemas de inventario perpetuo ofrecen una mejor visibilidad de los niveles de existencias y las tasas de rotación, lo que ayuda a las empresas a reducir sus gastos generales de inventario.
¿Qué distingue la gestión de inventarios de otros procedimientos?
En ocasiones, la gente confunde la gestión de inventarios y las prácticas relacionadas. La gestión de inventario abarca todas las acciones de una corporación. Por otro lado, la gestión de la cadena de suministro supervisa todo el proceso desde el proveedor hasta el punto de entrega del producto al cliente, abarcando varios componentes como el control de inventario, la gestión del almacén y las preocupaciones sobre las existencias en un área en particular.
¿Cómo selecciono un sistema para la gestión de inventario?
Decidir las características que su empresa requiere en un sistema de gestión de inventarios es fundamental. Considere qué tareas son más críticas: ¿planificar el inventario, estar atento a las tendencias o rastrear los movimientos de existencias y su ubicación dentro de un almacén?
La gestión de inventarios es un componente esencial en las operaciones de una empresa, y su adecuada implementación es necesaria según el tipo de negocio y los productos que ofrece. Dado que cada forma de gestión de inventario tiene ventajas y desventajas, es posible que no exista un único tipo ideal. Sin embargo, emplear la estrategia de gestión de inventario más adecuada puede resultar beneficioso.
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